ULIS Mobile App — Mình đã bắt đầu MyX (không phải UX) như thế nào? — Phần cuối
ULIS Mobile App là dự án đầu tiên của mình có dính dáng tới UX Research — UX Design và UI Design vào những năm 2018–2019 và đặt nền móng cho việc mình mong muốn đi tìm hiểu thêm về ngành sau này. Mình viết bài này vào năm 2021, gần 3 năm sau ngày đầu tiên đi “research” , cũng một phần để nhìn lại những ngày đầu tiên chập chững “biết đi”, xem mình đã phát triển như thế nào…
Phần một, mọi người có thể đọc ở đây
Hãy cùng tiếp tục những gì còn dang dở từ phần 1, mình đã chia sẻ đến giai đoạn được Ban giám hiệu nhà trường để ý tới rồi nhỉ?
III. Tin nhắn từ thầy hiệu trưởng
Đầu năm 2019, Website của trường “bất ngờ” bị sập ngay trong thời gian đăng ký tín chỉ (mọi khi chỉ gián đoạn tạm thời thôi, lần này là sập hẳn). Gần như trùng với thời điểm mình đang public dự án ULIS App trên các group trường (cũng như là cả trong comment của bải viết nhắn gửi sinh viên vì sự cố website sập của thầy hiệu trưởng). Ngay ngày hôm sau, mình nhận được tin nhắn từ thầy hiệu trưởng, sắp xếp 1 gặp mặt để trao đổi thêm về dự án.
Buổi gặp mặt diễn ra tốt đẹp, các thầy vui vì sinh viên có đóng góp cải thiện cho trường (thay vì ngồi chửi trường trên facebook), mình cũng vui vì được lên phòng hiệu trưởng để trao đổi về dự án chứ không phải nghe kỷ luật. Mình có 10 phút “pitching” để thuyết phục được các thầy trong văn phòng. Và được nhận một số góp ý sau:
Nhà trường sẽ sắp xếp 1 buổi thuyết trình để mình “bảo vệ dự án” với các đại diện phòng ban liên quan trong thời gian tới, tuy nhiên sẽ cần bổ sung một số tài liệu:
1- Tham khảo thêm ý kiến của sinh viên để nhà trường có thể đánh giá tính khả thi của dự án, nên gợi ý mình có thể thu thập thêm ý kiến thông qua các bản khảo sát
2- Xây dựng mô hình SWOT (Strength — Điểm mạnh, Weakness — Điểm yếu, Oppotunities — Cơ hội và Threats — Nguy cơ) của dự án
3- Phân tích thực trạng và vấn đề sinh viên đang gặp phải dựa trên những thông tin thu thập được qua khảo sát và tổng hợp lại
Đến đây là bắt đầu nghe có vẻ hơi “Nghiên cứu người dùng” hơn rồi đấy, nhưng hỡi ôi, mình cũng vẫn đâu biết nó là gì đâu, các thầy gợi ý, bảo gì làm nấy thôi, nhưng cũng đã bắt đầu có những góc nhìn khác về dự án thông qua ý kiến của các bạn sinh viên khác.
IV. Okay, bắt tay vào đi khảo sát nào
Sau khi từ văn phòng hiệu trưởng về, mình bắt tay vào thực hiện khảo sát, nghĩ đơn giản là dùng google form, rồi inbox bạn bè nhờ làm hộ, share trên group trường với group lớp. Dưới đây là list câu hỏi mình đã sử dụng trong bản khảo sát:
Kết quả, mình nhận được hơn 230 lượt trả lời khảo sát, với đủ các ý kiến khác nhau, một khối lượng dữ liệu người dùng khá lớn.
Và mình đã làm thế nào?
Mình chẳng làm gì cả.
Mình chỉ ghi lại kết quả của những câu hỏi có sẵn câu trả lời (có thể tự động xếp lại thành biểu đồ). Còn những câu hỏi đề cập đến khó khăn, vấn đề và đóng góp của người dùng, mình chỉ xem lướt qua và ghi lại theo ý kiến chủ quan của mình. Hoàn toàn không có sự đo đếm và phân tích số liệu cụ thể để đánh giá mức độ ưu tiên cũng như tính khả thi của các giải pháp và vấn đề đó.
Đây là những gì mình đã ghi lại trong bản báo cáo với nhà trường sau khi thực hiện khảo sát, với những câu hỏi mở:
Khái quát ý kiến sinh viên thông qua khảo sát online (Tháng 3/2019)
-Sinh viên phải tiếp cận quá nhiều nguồn thông tin để có thể theo dõi quá trình học cũng như tiếp cận thông tin của nhà trường, giảng viên, lớp học :
- Cổng thông tin của nhà trường vẫn chưa thể hoàn thiện đúng như chức năng của nó khi các danh mục, đề mục ngoại trừ biểu mẫu chưa hề có update, bổ sung.
Ý kiến nổi bật:
“Mọi thứ đều nhỏ và thường xuyên bị đứng, giao diện khó tiếp cận với người dùng”
“Giao diện chữ nhỏ, không đồng đều, khó tìm thông tin. Thông tin update chậm, tìm kiếm thông tin ko hiệu quả, ko ra kết quả như mong muốn”
“Phần thông báo có nhiều thông tin quan trọng nhưng rất khó nhìn -> nhiều người không để ý -> bỏ lỡ thông tin
“Sự phân cấp thông tin trong website còn yếu và chưa rõ ràng”
Giải pháp:
- Để hỗ trợ sinh viên tiếp cận thông của nhà trường, khoa, và các lớp, cần thống nhất về nguồn thông tin và phương tiện quản lý
- Tối ưu hóa những điểm mạnh và khắc phục những điểm cần sửa chữa trong hệ thống “cổng thông tin “ của nhà trường
- Giảm thiểu sự nặng nề cho bộ máy quản lý của nhà trường, hỗ trợ cho cả sinh viên lẫn học sinh
V. Làm được không? Có khả thi không?
Từ quá trình đi làm khảo sát cho đến buổi gặp mặt với các thầy cô tiếp theo và kết thúc dự án, mình mới vỡ lẽ ra những góc nhìn khác về chính dự án của bản thân, về tính khả thi của từng chức năng trong ứng dụng mà mình đã tự vẽ ra trước đó
Mình có gửi lại các kết quả mà mình thu thập được cho thầy hiệu trưởng. Một thời gian sau, mình có cuộc gặp mặt tiếp theo với các thầy để thống nhất hướng đi mới của dự án. Và hướng đi mới sẽ là: dự án không thể thực hiện được (ở thời điểm hiện tại).
Bấy giờ mình tiếp tục vỡ lẽ ra, rằng mình đã đi qua giai đoạn tìm hiểu về vấn đề của chính bản thân mình gặp phải, rồi đi tìm hiểu vấn đề của các bạn sinh viên giống mình, nhưng rồi lại bỏ qua một điểm quan trọng không kém:
Tìm hiểu painpoints và những khó khăn của nhà trường.
Xin phép đi vào từng vấn đề cũng như giải pháp mà mình vẽ ra trước đó, để giải thích tại sao dự án không được triển khai, hoặc ít nhất “chưa phù hợp ở thời điểm này (năm 2019)”
1 — Website đăng ký tín chỉ chịu tải kém
- Chiếm đến 70% trong khảo sát vấn đề — khó khăn gặp phải từ phía sinh viên. Với vấn đề này, dự án ứng dụng của mình không phải giải pháp để khắc phục được tình trạng này.
2 — Chưa phù hợp với toàn bộ hệ thống của trường
- Dự án của mình chỉ đang dừng lại ở phạm vi dành cho sinh viên Đại học Ngoại Ngữ . Trên thực tế, tất cả các trường của Đại Học Quốc Gia Hà Nội đều sử dụng chung một hệ thống. Nếu có thay đổi thì phải thay đổi toàn diện ở tất cả các trường.
3 — Hệ thống đăng ký học:
- Dữ liệu về môn học của nhà trường xây dựng đã cũ, để có thể chuyển đổi sang ứng dụng điện thoại và xây dựng các chức năng mới như bản thiết kế sẽ mất nhiều thời gian và nguồn lực. Thậm chí có thể phải làm lại toàn bộ
- Việc thay đổi quy trình đăng ký học lại và học cải thiện từ việc nộp giấy tờ trực tiếp tại văn phòng lên đăng ký online sẽ ảnh hưởng đến quy trình chung của hệ thống toàn trường
4 — Lịch thi, thời khóa biểu, nộp giấy tờ và hỗ trợ online:
- Bài toán về quy trình và nhân sự sẽ cần phải tính đến nếu muốn triển khai những chức năng này, vì hiện tại lịch thi và danh sách thi vẫn đang được thực hiện “thủ công” thông qua thông báo từ giáo viên trên lớp và dán ở cửa phòng thi.
- Các giấy tờ và thủ tục hỗ trợ nếu triển khai online sẽ cần thay đổi về nhân sự cũng như quy trình đào tạo, hướng dẫn cách sử dụng mới
VI. Nói tóm lại thì..
Việc thực hiện một dự án hoàn toàn theo hướng bias chủ quan của bản thân, bỏ qua phần nghiên cứu những người dùng khác, hay những vấn đề liên quan khi “cải tiến” quy trình của một bộ máy, ban đầu với mình thì thấy có vẻ hay ho, nhưng càng làm thì mới càng thấy rối và không biết nên đi tiếp như thế nào.
Đặt lại dự án của mình vào thực tế, nhà trường sẽ không đơn giản chỉ kiếm một đội developer, lập trình cái ứng dụng sao cho đầy đủ chức năng và giống hệt thiết kế của mình là được. Mà còn phải thay đổi cả quy trình từ quản lý giấy tờ thủ công, lên thành “chuyển đổi số” online, đến đào tạo nhân sự sao cho phù hợp với những quy trình đó. Ấy là còn chưa tính đến việc, ứng dụng này cũng không giải quyết được cho vấn đề “sập web đăng ký tín chỉ” của nhà trường — vấn đề mà phần lớn sinh viên gặp phải.
Nghe qua thì tiện hơn cho sinh viên đấy, nhưng thực sự làm xong có tiện hơn không? Có giải quyết được đúng vấn đề không?